Les listes imprimées sont faciles à préparer, mais difficiles à coordonner : les membres de l’équipe travaillent sur des exemplaires différents, les noms sont longs à retrouver et le décompte final exige un rapprochement manuel. ArriveList conserve ce processus simple dans le navigateur. La personne qui organise colle les noms affichés attendus, enregistre un lien de gestion privé et partage un lien distinct avec les membres de confiance du personnel.
Préparez uniquement les noms nécessaires à la porte
Utilisez un nom d'affichage par ligne et examinez le nombre analysé avant de créer l'événement. Les lignes vides sont supprimées, mais les noms en double restent sous forme de lignes séparées car ArriveList ne déduit pas si deux noms identiques appartiennent à une seule personne. N'ajoutez pas d'adresses e-mail, de numéros de téléphone, de détails de billet, de notes ou d'autres données de contact.
Séparez la gestion de l'enregistrement à la porte
Enregistrez le lien de gestion avant de quitter l’écran de récupération. Il permet de modifier les noms, de renouveler l’accès du personnel, de fermer, rouvrir et supprimer l’événement. Ne donnez aux membres de l’équipe que le lien du personnel, qui peut être remplacé séparément. Toute personne disposant de ce lien peut voir la liste et modifier l’état d’arrivée tant que l’événement est ouvert ; ne le partagez donc qu’avec l’équipe prévue.
Recherchez d'abord et marquez une ligne à la fois
À la porte, laissez le filtre Non arrivé sélectionné et effectuez une recherche par le nom d'affichage donné par l'invité. Marquez la ligne correspondante une fois et laissez le nombre partagé se mettre à jour. S'il existe des noms en double, utilisez le contexte de l'événement de l'organisateur plutôt que de demander à ArriveList d'identifier la personne ; le service ne vérifie pas l'identité ou les droits d'admission.
Fermez et supprimez la liste une fois le travail terminé
Fermez l’événement lorsqu’aucune nouvelle modification ne doit être acceptée depuis les entrées. La fermeture empêche le personnel de modifier la liste, mais la personne responsable peut la rouvrir. Supprimez l’événement lorsque l’équipe n’a plus besoin des noms : les événements fermés sont programmés pour être supprimés après 30 jours et tous sont supprimés au plus tard 90 jours après leur création.